Todo-Listen sind ein großartiges Werkzeug, um uns dabei zu helfen, organisiert und produktiv zu bleiben. Sie können uns dabei helfen, Prioritäten zu setzen, unsere Ziele im Auge zu behalten und uns motiviert zu halten. Aber trotz ihrer offensichtlichen Vorteile haben viele von uns Schwierigkeiten damit, effektive Todo-Listen zu erstellen und umzusetzen. Eine Möglichkeit, unsere Todo-Listen zu verbessern, besteht darin, sie ähnlich wie Einkaufslisten zu schreiben, also konkret und detailliert.
Vergleichen wir Einkaufsliste mit Todo-Liste
Wenn wir eine Einkaufsliste erstellen, schreiben wir normalerweise nicht einfach „Essen“ oder „Trinken“ auf die Liste. Stattdessen schreiben wir die einzelnen Zutaten auf, die wir für ein bestimmtes Gericht benötigen, und wie viel davon wir benötigen. Zum Beispiel könnten wir auf unserer Einkaufsliste Folgendes schreiben:
- 500 g Rinderhackfleisch
- 2 Zwiebeln
- 3 Knoblauchzehen
- 1 Dose Tomaten
- 500 g Spaghetti
Indem wir unsere Einkaufsliste auf diese Weise detailliert gestalten, wird es uns viel einfacher fallen, im Laden genau das zu finden, was wir brauchen. Wir müssen im Laden nicht darüber nachdenken, welche Zutaten wir benötigen oder wie viel wir davon brauchen, da wir bereits alles auf unserer Liste haben.
Es wäre sehr anstrengend mit einer Liste auf der nur „Essen“ und „Trinken“ in den Einkaufsladen zu gehen oder? Du müsstest im Laden überlegen was du genau essen möchtest. Lieber Spaghetti oder lieber Kartoffeln? Was passt besser zu Spaghetti oder Kartoffeln? Ist noch Knoblauch zu Hause – ja oder nein?
Dein Unterbewusstsein wäre mit dieser Aufgabe maximal überfordert und das einzige was du einkaufen könntest, wäre ein überteuertes und mittelmäßiges Fertiggericht. Bei der Einkaufsliste geben wir uns also entsprechend Mühe, damit es leichter und effizienter ist. Wieso dann nicht auch bei der Todo-Liste, die unsere Arbeit optimieren soll?
Welche Rolle spielt eigentlich dein Unterbewusstsein bei der Gestaltung deiner Todo-Liste?
Was hat aber dein Unterbewusstsein mit deiner Todo-Liste zu tun? Dein Unterbewusstsein möchte nur das Beste für dich. Es steuert ob du zufrieden mit der Erledigung einer Aufgabe bist oder nicht. Wenn auf der Einkaufsliste „Essen“ steht, bist du grundsätzlich zufrieden, wenn du ein Fertiggericht gekauft hast. Damit ist nämlich dein Bedürfniss grundsätzlich erfüllt. Wenn du dann zu Hause das Fertiggericht isst und es dir nur mittelmäßig schmeckt wirst du denken: „Hätte ich doch was sinnvolleres gekauft! Ich hätte lieber frische Spaghetti Bolognese gegessen.“
Du fühltest dich aber beim Einkauf gar nicht schlecht deswegen. Dein Auftrag laut Vorgabe der Einkaufsliste wurde ja vollständig aus- und durchgeführt. Wenn du jetzt umgekehrt ganz konkret die Zutaten für frische Spaghetti Bolognese auf deine Einkaufsliste schreibst, lässt dein Unterbewusstsein dich so lange nach den Zutaten suchen, bis du alles gefunden hast. Erst dann bist du zufrieden und „fertig“.
Wie sieht also eine optimierte Todo-Liste aus?
Das gleiche Prinzip – wie bei der Einkaufsliste – kann auch auf unsere Todo-Listen angewendet werden. Wenn wir nur allgemeine Aufgaben auf unsere Liste schreiben, wie z.B. „Arbeiten an Projekt X“, kann das dazu führen, dass wir uns überwältigt fühlen und nicht wissen, wo wir konkret anfangen sollen.
So sollte eine Todo-Liste also eher nicht aussehen:
- Blog-Artikel
- Herr Kunde
- CRM-Auswahl
- Interview-Video
Hier verlieren wir uns darin zu überlegen was hinter den einzelnen Punkten für eine Aufgabe genau verborgen ist. Das lenkt uns ab. Und wenn wir dann eine Stunde in die Recherche zu Blog-Artikeln investiert haben gibt unser Unterbewusstsein das Signal, dass die Aufgabe ja quasi erledigt ist und wir weitermachen können… Das eigentliche Ziel war aber vermutlich ein anderes…
Stattdessen sollten wir unsere Aufgaben so eindeutig wie möglich formulieren, damit wir genau wissen, was zu tun ist, wenn wir uns an unsere Liste setzen. Hier sind einige Beispiele für detaillierte Aufgaben auf einer Todo-Liste:
- Blogartikel zum Thema Todo-Listen (mind. 500 Wörter) veröffentlicht
- Herr Kunde angerufen und ihm die Zusammenarbeit vorgeschlagen – mit vereinbartem Folgetermin
- 3 unterschiedliche CRM-Systeme recherchiert, auf Vergleichsliste gesetzt und Vergleichsattribute definiert
- Video vom Interview mit Partner X bearbeitet und auf Youtube veröffentlicht
Aus diesen Aufgaben geht klar hervor, was zu tun ist. Wichtig ist auch die Formulierung der Zeit: Der Blogartikel oder das Video sind veröffentlicht. Ich nehme schon mit Aufschreiben der Todo-Liste die Veröffentlichung an! Hier wird also das Endergebnis beschrieben. Dein Unterbewusstsein kann jetzt gar nicht anders als dich so lange motiviert zu lassen, bis der Blogartikel oder das Video veröffentlich ist. Und dein Unterbewusstsein ist dein bester Mitarbeiter bezogen auf deine Produktivität. Setze ihn also richtig und effizient ein.
Wieso sollten also Todo-Listen also eher wie Einkaufslisten formuliert werden?
Insgesamt kann das Schreiben von Todo-Listen, die ähnlich wie Einkaufslisten geschrieben werden, uns dabei helfen, produktiver und effizienter zu sein. Indem wir unsere Aufgaben detailliert und spezifisch formulieren, können wir uns besser organisieren und Prioritäten setzen. Unser Unterbewusstsein kann uns dadurch bei der Erledigung der Aufgaben besser unterstützen. Wir verfallen zudem nicht in die Interpretation unserer Todo-Listen, sondern können direkt effektiv und effizient anfangen Ergebnisse zu erzielen.
Wenn du also das nächste Mal etwas auf deine Todo-Liste schreibst, denke an die Einkaufsliste. Wie würdest du die Zutaten eines leckeren Gerichtes darauf schreiben? Bist du mit deinen Aufgabe auf der Todo-Liste schon spezifisch genug? Wenn nicht, schärfe noch mal nach.
